8. كتابة الطلب - Arabic Fundraising Guide

النهج

يجب أن تكون كتابة الطلب عملية إبداعية.

إنها أكثر بكثير من مجرد الاعتماد على استمارة أو اختيار مربعات – إنها فرصة لطرح فكرة لجعلها مقنعة وذات مصداقية وملهمة.

بنفس القدر من الأهمية، هي فرصة للعمل مع محترفين آخرين قد يكون لديهم أفكار وخبرات ومهارات مختلفة.

يمكن أن يكون هذا التفاعل مجزيًا للغاية. يمكن أن تثري قاعدتك المعرفية وتوسع نطاق رؤيتك للعالم. يمكن أن تلعب أيضًا دورًا مهمًا في بناء الشبكات والتطوير المؤسسي.

نهج كتابة الطلب متفرد للغاية. يحب البعض بنائه سطرًا بسطر، قسمًا بقسم؛ يبدأ الآخرون باتباع نهج انطباعي أكثر، ثم صقل النص وضبطه من خلال عدة مسودات.

لذلك تكمن أهمية الخطوة الأولى بتحديد النقاط الرئيسية التي تريد إجراؤها تحت عنوان كل قسم للتأكد من تجنبك للتكرار غير الضروري خلال السرد وأنك تعالج جميع المتطلبات الأساسية بنجاح.

الخطوة الأولى

كما هو مذكور في الوحدة 6، يمكن أن يكون المخطط الهيكلي المعتمد على النقاط مفيدًا جدًا في التعامل مع عبء العمل الإجمالي وتعيين المهام في مرحلة مبكرة من العملية.

كما يسمح بإجراء “تدقيق” شامل للمواد الموجودة التي يمكن إعادة استخدامها أو إعادة تعبئتها لأغراض هذا العرض وما يحتاج إلى تطوير من البداية.

من الناحية النفسية، من الجيد كتابة أكبر عدد من الكلمات على الورق في أسرع وقت ممكن لأن التفكير في آفاق طويلة للصفحات الفارغة قد يكون محبطًا!

جلب الخبرة

مع تطور العملية، حاول إشراك الزملاء والخبراء الخارجيين قدر الإمكان.

حتى إذا لم تكن لديك الميزانية اللازمة للدفع مقابل الدعم الخارجي، يجب أن تفكر في مقابلات بسيطة مع المخبرين مع الأفراد الذين يمكنهم تقديم المعرفة والخبرة التي لا تملكها بنفسك أو لا يمكنك الحصول عليها داخليًا.

يجب أن يشمل هؤلاء أي خبراء وافقوا على المشاركة في المشروع إذا كان في مرحلة النضوج. قد يكونون مستعدين لإعطاء وقتهم وجهدهم مجانًا.

اللغة والأسلوب:

المقترحات عبارة عن مستندات رسمية، إذا نجحت، فستصبح لاحقًا جزءًا من عقدك مع الجهة المانحة.

لذلك يجب أن يكون الأسلوب جاف وعملي، بالاعتماد على المصطلحات الشائعة في مجتمع التنمية وعكس الصرامة الأكاديمية في أي مناقشة حول البحث أو المواد الأساسية.

مع ذلك، لا تحتاج الطلبات إلى أن تكون مملة. يجب أن تهدف لإيصال شغفك بالموضوع ورسم صورة واضحة لكيفية تأثير الأنشطة المقترحة في حياة الناس.

كيف تبرز طلبك بشكل مميز

يمكن استخدام الأساليب التالية للتأكد من تفرد طلبك بين الآخرين:

استخدام دراسات الحالة

استخدم دراسات الحالة لتوضيح نقاطك، إما من ملفك الخاص أو من بحثك.

من المهم أن تثبت أن عملك يركز على الناس وأن الحصول على الشهادات الشخصية يمكن أن يكون طريقة جيدة للقيام بذلك.

اكتب ملخصًا تنفيذيًا مقنعًا

حتى إذا لم يكن هناك قسم محدد بعنوان “الملخص التنفيذي”، فتأكد من إيجاد طريقة لتضمين الملخص.

تحتاج إلى بضع فقرات واضحة تلخص خيوط الأنشطة الأساسية للمشروع؛ التغييرات التي سيحدثونها؛ ولماذا تكون منظمتك/تحالفك في أفضل وضع لتحقيق التأثير المطلوب

استخدم جمل قصيرة وموجزة

اكتب جمل قصيرة وموجزة توضح النقطة المهمة.
اجعل نصك مركز قدر الإمكان، حتى لا تضيع الرسائل الرئيسية في فوضى غير ضرورية.

تجنب التكرار. الطرق على نفس النقطة مرارًا وتكرارًا لا يغني حجتك. على العكس، يعطي الانطباع بنقص في الأفكار الجديدة.
تجنب تضمين نتائج البحث والمواد التي ليست بالضرورة ذات صلة بالمشروع، ولكن صممها لإثبات المعرفة الشاملة بالقطاع.

اعرض الفكرة، وليس مؤسستك

الطلب هو عرض تقديمي لفكرة، وليس عرضًا تقديميًا لمؤسستك.
من المهم أن تظهر أن لديك الخبرة والتجربة لتنفيذ مشروع ناجح، ولكن يُنصح بالحد من الدعاية التسويقية والترويجية إلى الحد الأدنى.

ضمان التماسك والاستمرارية

الطلب هو قصة يجب إخبارها بتسلسل منطقي. يجب أن يبني السرد صورة شاملة للحاجة إلى المشروع، ونهجه ومنهجيته، والفئات المستهدفة، والتقنيات التي سيتم استخدامها لتقييم الأثر وضمان صدى طويل المدى.

غالبًا ما تعاني الطلبات من تقديم الأفكار والعناصر دون توفير البنية أو التفسير المناسبين.

لا تجبر المقيّم على القفز إلى الخلف والأمام في الاقتراح لفهم ما يجري.

العرض التقديمي

يجب تقديم الطلبات بوضوح ودقة مع عناوين أقسام قوية، وحيثما أمكن، مساحة بيضاء كافية لضمان ألا يصبح السرد طاغيًا.

غالبًا ما تعاني الطلبات من كتل نصية كثيفة توفر الكثير من النقاش العام دون تقديم أنشطة ملموسة وخطوات منطقية.

التصميم والتنسيق

تستثمر بعض الوكالات الرائدة وقتًا وموارد كبيرة في تصميم الرسوم، بحجة أن هذا يساعد في جعل اقتراحهم لا يُنسى ويوفر راحة مرحب بها للمقيمين الذين شقوا طريقهم عبر مستندات سيئة التنسيق ومساحات من الكلام المتواصل.

من غير الواضح ما إذا كان هذا الاستثمار يؤتي ثماره أم لا. في جميع الاحتمالات، لن يحفظ التصميم الجيد اقتراحًا سيئًا ولكن من الممكن أن يُنظر إلى الاقتراح الجيد على أنه اقتراح ممتاز إذا كان جيد التصميم.

بالطبع، عندما يقوم المانح بتضمين إرشادات توجيهية لحدود الصفحات وعرض الهامش، يكون هناك مجال ضئيل جدًا للمناورة.

مهما كانت القيود، يجب أن تركز على التأكد من أن المستند قابل للقراءة وقابل للاستخدام ومُحدد جيدًا.

ربما يكون هذا أكثر أهمية من حشر كل كلمة ممكنة في المساحة المتاحة، على حساب الهوامش وعودة الفقرة وأحجام الخطوط القابلة للقراءة.

القواعد الذهبية للعرض التقديمي

الوضوح

تأكد من أن المستند واضح بصريًا ويمكن الوصول إليه؛ تأكد من وضع العلامات والإحالة المرجعية بشكل صحيح طوال الوقت.

الاتساق

استخدم نفس الخطوط والأنماط للنصوص والعناوين.

استخدم دليل الأسلوب للتأكد من أن الإملاء والنحو يتبعان نفس القواعد.

تأكد من تناسق الأسلوب وأسلوب الكتابة في جميع أنحاء المستند.

الاستمرارية

احتفظ بسرد متسلسل يُبنى عليه ويغني الفكرة المركزية.

الإيجاز

لا تستخدم 100 كلمة عندما تفي عشرة كلمات بالغرض.

تجنب تكديس الطلب بعناصر غير ضرورية أو تفاصيل زائدة.

الصياغة

يتم تطوير معظم الطلبات من قبل فريق صغير، حتى لو كان بعض أعضاء الفريق قد يساهمون فقط بجزء صغير من السرد أو الميزانية أو المستندات الداعمة

من أجل التأكد من أن المستند الرئيسي قابلاً للإدارة وإمكانية الوصول إليه، يجدر تشجيع المساهمين على مراعاة معايير معينة.

إنشاء نظام مشترك “للترميز”

حدد ما إذا كنت ستستخدم ملاحظات الهامش أو تعقب التغييرات أو إبراز النصوص أو ألوان الخطوط المختلفة للإشارة إلى المساهمات متعددة الأطراف.

تجنب استخدام مزيج من هذه الأساليب أو منح كل مساهم الحرية في استخدام الأدوات المفضلة لديه.

النسخ واللصق والمحتوى العام

اثني المساهمين عن وضع كتل من النصوص غير المعالج من العرض أو التقارير الأخرى دون توضيح مصدرها. سيتعين تكييف المحتوى العام مع أغراض الطلب.

الرسومات

تجنب إسقاط رسومات كبيرة في النص في مرحلة مبكرة من العملية. سيتصاعد حجم ملفك بسرعة، مما يشكل مشكلة في مشاركة المستند أو تحريره بفعالية على أجهزة كمبيوتر أقل فاعلية.

عدد الكلمات

شجع جميع المساهمين على الكتابة بشكل مطول لأن هذا سيجنب قدرًا كبيرًا من الوقت الضائع في المراحل النهائية من عملية التقديم.

المصادر

قم بالإشارة إلى مصادرك لأن هذا سوف:
(أ) يظهر أنك أجريت أبحاثك الأساسية، و
(ب) يظهر أن لديك نهجًا صارمًا لتحديد نطاق أفكارك ووضع أسس لها مع دليل واضح.

إدارة الوقت

احذر من أي تصور بأن “لا يزال لدينا الكثير من الوقت”. في الواقع، لا يوجد وقت كافٍ على الإطلاق، وإذا تُرك الكثير حتى اللحظة الأخيرة، فإن الجودة ستتأثر حتمًا.

استخدم أفضل كتابّك

قم بتقييم من هم أفضل كتابّك وشجعهم على المساهمة، حتى لو لم يكن لديهم بالضرورة الخبرة المناسبة في الموضوع.

حاشية الرسالة

خلال العملية، من المفيد أن تضع نفسك في مكان المقيّمين وأن تدرك أولوياتهم الرئيسية.

من الناحية النظرية، فإن وظيفتهم هي تحديد المشاريع التي من المرجح أن تحقق الأهداف التي حددها الممولون والتي من غير المرجح أن تسبب ضررًا للسمعة أو تداعيات سياسية.

أولاً وقبل كل شيء، سيبحث المقيّم عن العناصر التالية:

فهم شامل لبيئة التشغيل واحتياجات الفئات المستهدفة

تأكد من أن أساسك المنطقي يستند إلى بحث واضح وأنه يمكنك إثبات الصلة بين احتياجات المستفيدين وتدخلك.

الالتزام بالأهداف البرامجية

اقتبس بشكل متحرر من الاختصاصات، بسحب الكلمات الرئيسية والعبارات للتأكيد على أهمية استجابتك.

الموارد المناسبة

في حين يعتبر المانحون أن السجل الإنجازي والمؤسسي لمؤسستك مهمان، فإنهم يريدون أن يروا أنه يمكنك نشر موارد كافية لتنفيذ مشروعك منذ البداية.

يجب أن تركز بشكل كبير على موارد الدعم والشبكات المحلية، لإظهار أن الأفراد الذين تم نشرهم يمكنهم الانتقال بسلاسة إلى أدوارهم.

الوصول إلى الأطراف المعنية الأخرى

سلط الضوء على اتصالاتك، الرسمية وغير الرسمية، خارج الفريق الأساسي والتحالف.

تحتاج إلى إثبات قدرتك على المشاركة مع العديد من الأطراف المعنية، بما في ذلك الحكومات (حيثما كان ذلك ممكنًا) وبناء علاقات قائمة على الثقة.

إذا كانت هذه العلاقات موجودة بالفعل، فسيتم تعزيز جدوى مشروعك بشكل كبير.

النتائج القابلة للقياس

استخدم مبادئ SMART لاختبار الأهداف والنتائج المقترحة.

تحتاج إلى التأكد من وجود آليات واقعية لتتبع التقدم نحو أهدافك، وفي النهاية لإثبات حدوث تغيير.

قيمة جيدة مقابل المال

هذا لا يتعلق فقط بكونك رخيصًا. يتعلق الأمر بتقديم أفضل عائد ممكن على الاستثمار (ROI) للمانح.

أظهر أنك قد فكرت في التأثيرات المضاعفة المحتملة وإمكانية التكرار بالإضافة إلى طرق تجميع الموارد مع الجهات الفاعلة الأخرى في مجال تطوير الوسائط.

تأخذ المنهجية القابلة للتطبيق المخاطر والافتراضات في الاعتبار

عادة ما يتجنب المانحون المخاطر، ويحتاجون إلى الشعور بأن المنظمات المنفذة قد اتخذت قرارات مستنيرة عند تقييم ما إذا كانت الأنشطة المخططة قابلة للاستمرار أم لا.

اشرح دائمًا سبب اختيارك لهذه الأنشطة وليس غيرها.

إرث المشروع في شكل استدامة مؤسسية و/أو قطاعية

هل يمكنك إحداث فرق طويل المدى في الإطار الزمني المخصص؟
من الصعب الإجابة على هذا السؤال بشكل عام، الأطر الزمنية التي خصصها المانحون لبرامجهم غير واقعية وتعتمد إمكانية التغيير على المدى الطويل على عوامل متعددة خارجة عن سيطرة المشروع.
مع ذلك، يجب أن يكون الإرث أكثر من مجرد طموح ولا ينبغي أن يقتصر على المستوى الفردي