تبحث هذه الوحدة في العمليات المختلفة الموجودة والأعمال الورقية التي سُيطلب منك إكمالها.
كما تأخذ في الاعتبار تصميم المشروع وعملية التقديم.
مقدمة
من الواضح أن كل جهة مانحة لها إجراءاتها الخاصة، والتي تطور العديد منها بمرور الوقت وتستمر في التطور، لذلك لا يوجد شيء اسمه طلب واحد يناسب الجميع. مع ذلك، هناك العديد من القواسم المشتركة التي تسمح لمقدمي الطلبات بتكييف أفكار المشروع بنجاح مع عروض متعددة.
تغطي العناوين أدناه العمليات المختلفة ذات الصلة بمجتمع تطوير وسائل الإعلام. هناك بالطبع أمور أخرى لم يتم تناولها هنا، ولكن القصد من ذلك هو زيادة الوعي بالطرق الأكثر استخدامًا.
العمليات المشتركة
الرد على الدعوات المفتوحة مع عدم وجود مواعيد نهائية للتقديم
لدى العديد من الجهات المانحة – بشكل أساسي المؤسسات – عمليات تقديم مفتوحة حيث يمكن للمنظمات التقدم للحصول على التمويل في أي وقت باستخدام الاستمارات المحددة وإجراءات التقديم. يملك القليل منها موعدان أو ثلاثة مواعيد نهائية خلال العام.
ربما يكون هذا هو النهج الأكثر ملاءمة، حيث يسمح لمقدمي الطلبات بقضاء المزيد من الوقت في إعداد عروضهم وتقديم طلب فقط عندما تكون جميع العناصر جاهزة.
مع ذلك، فإن هذه البرامج تنافسية للغاية وتتلقى عددًا كبيرًا جدًا من الطلبات. من الصعب عدم التوصل إلى نتيجة مفادها أنه يجب عليهم، في مرحلة ما خلال العام، تجاوز حدودهم (أي نفاد الأموال المتاحة).
المناهج المباشرة من الجهات المانحة
في حالات نادرة، سيتواصل المانحون مع المنظمة المقدمة لطلب المشاركة في اجتماع مغلق لدعوة تقديم الطلبات أو لإعداد اقتراح حول موضوع محدد.
قد يطلبون أيضًا من منظمة، تدير برنامجًا طور التنفيذ، التقدم بطلب للحصول على تمويل متابعة إذا اعتُبر أن المشروع يسير على ما يرام ويستحق الاستمرار.
مع ذلك، يحرص معظم المانحين على الحفاظ على سمعة طيبة فيما يتعلق بالإنصاف والشفافية، لذا فإن الأساليب المباشرة تعتبر استثنائية. عملية إعادة تقديم العروض التي يكون فيها شاغل المنصب يواجه تحديات من متنافسين آخرين أكثر شيوعًا.
مقترحات للمانحين دون التقديم لبرنامج محدد
ما لم يذكر المانحون على وجه التحديد أنهم لا يقبلون المقترحات غير المطلوبة أو أنه تم إطلاق إجراء مفتوح في مجال ذي صلة، فمن الممكن مشاركة الأفكار ومذكرات المفاهيم على أساس مخصص، لا سيما إذا كانت لديك علاقة عمل جيدة مع موظفي المكتب و كنت تعتقد أن اقتراحك جاء في الوقت المناسب (على سبيل المثال، مرتبط بحدث أو أزمة).
في الغالبية العظمى من المناسبات، سيحيلك المانح إلى برنامج قادم، أو ليس لديه أموال متاحة في الوقت الحالي. إذا استجابوا أصلًا. غالبًا ما تُستخدم المناهج المباشرة لتأمين التمويل المشترك، لكن يجدر بنا أن ندرك أن معظم برامج المانحين تفتقر إلى المرونة وتحتاج إلى تعديل قواعدها من أجل تخصيص المنح المباشرة. كما أنهم حذرون من وضع استباقات خطيرة.
الدعوات لتقديم الطلبات
الدعوات المفتوحة لتقديم الطلبات هي النموذج الأكثر شيوعًا للأغلبية، تشمل عملية بسيطة من مرحلة واحدة حيث يقوم المتقدمون الذين يستوفون معايير الأهلية بتقديم طلب واحد.
بموجب هذا النموذج، فإن الطلب، الذي يحتمل أن يتضمن ميزانية مفصلة وإطارًا تسجيليًا، يقدم استجابة شاملة للهدف والموضوعات و/أو الأولويات المنشورة للاختصاصات.
يتم تقييم الطلبات وفقًا للمعايير المنشورة وقد تُمنح المنح لواحد أو أكثر من المتقدمين الناجحين، اعتمادًا على إعادة تقسيم مبالغ التمويل.
يتم إعطاء مستويات مختلفة من التغذية الراجعة للعروض غير الناجحة التي تتراوح من خطاب رفض بسيط إلى فرص رسمية لمناقشة أوجه القصور في الطلب خلال مكالمة هاتفية مع مقدم المنحة.
يدير مانحون آخرون، باستثناء الاتحاد الأوروبي، عمليات مماثلة – عادة دون المرحلة الثالثة. تهدف ملاحظات المفاهيم لتقليل استثمار الوقت والجهد في تطوير طلبات مطولة للبرامج ذات عدد مشتركين عالي.
بشكل غريب، قد يطلب الاتحاد الأوروبي في بعض دعوات تقديم الطلبات، لتقديم مذكرة مفهوم والطلب الكامل في نفس الوقت، على الرغم من أن عملية التقييم الداخلي من المفترض أن تكون هي نفسها. يُفترض الهدف من هذا لتقليل المهلة الطويلة لعملية التقديم، ولكنه لا يفعل الكثير لتقليل إحباط المتقدمين غير الناجحين.
العروض التنافسية
تبدأ عروض عقود الخدمة بتنويه مسبق، يمكن نشره قبل عدة أشهر من طرح العرض رسميًا.
يتم تمييز الإطلاق من خلال نشر إشعار التعاقد الذي يتضمن عمومًا الحد الأدنى من المعلومات حول البرنامج ومبلغ الميزانية ومعايير الأهلية الأساسية (بما في ذلك القدرات المالية والفنية).
يتم تشجيع مقدمي العروض على تشكيل تحالفات من أجل استيفاء هذه المعايير، وهم مدعوون إلى تقديم رسالة إبداء الاهتمام تحدد بيانات اعتمادهم الفنية والمالية بالإضافة إلى أمثلة على أدائهم في الماضي القريب.
الائتلاف
يتم تشكيل قائمة مختصرة للائتلاف على أساس ابداء الاهتمام.
بعد ذلك، يستقبل المتقدمون المختارون (عادة ما يصل إلى ثمانية عقود خدمة في الاتحاد الأوروبي) شروط الاختصاصات التي توفر توزيعًا تفصيليًا للمهام ومسارات العمل المطلوبة بالإضافة إلى المؤهلات المحددة للموظفين الرئيسيين.
يتم منح الائتلافات مدة أقصاها 60 يومًا لتجميع العروض الفنية والمالية التي تستجيب لشروط الاختصاصات. جزء مهم من هذه العملية هو تحديد وتأمين الأفراد الذين سيتم تقديم سيرهم الذاتية كجزء من العرض.
في كثير من الأحيان يمثلون نسبة كبيرة من النتيجة الإجمالية، وبالتالي فمن الضروري التأكد من أن مهاراتهم وخبراتهم تتطابق مع تلك المقدمة في الاختصاصات قدر الإمكان.
العروض الفنية
يتم تقييم العروض الفنية من قبل لجنة في جلسة مغلقة ويتم تسجيل الدرجات وفقًا لمصفوفة التقييم. في بعض الأحيان، قد تطلب اللجنة مقابلات مع المرشحين لشغل مناصب الخبراء الرئيسيين من أجل تقييم دقة المعلومات الواردة في سيرهم الذاتية وكذلك لمناقشة رؤيتهم للمشروع.
بشكل عام (بغض النظر عن كوفيد-19)، يتم الإعلان عن نتائج هذه العمليات بسرعة إلى حد ما، ويبدأ الائتلاف الفائز في العمل بمجرد توقيع العقد.
العروض التنافسية صعبة، وتتطلب فترة عمل مكثفة للغاية وتستهلك موارد كبيرة. ستلزم الوكالات الرائدة فرقًا مكونة من 6 إلى 8 أشخاص للعروض الكبيرة بالإضافة إلى الاستفادة من الخبرة من الخارج. هناك درجة عالية من الحساسية تجاه تضارب المصالح والتعامل من الداخل، مما يعني أن التحديات شائعة نسبيًا ووكالات الاتحاد الأوروبي تأخذها على محمل الجد. إذا حصل خلاف أثناء عملية العرض، فقد يتم تعليق التقييم حتى يتم حل المشكلة.
العقود الإطارية
تمرير العقود من خلال الاتفاقات الإطارية هي طريقة شائعة بشكل متزايد.
غالبًا ما يتم تنظيمها وفقًا للموضوعات أو قد تكون جزءًا من برنامج تمويل أوسع (على سبيل المثال صندوق استقرار وأمن النزاع مدار من قبل FCDO).
بعبارات بسيطة، العقد الإطاري هو قائمة مغلقة للموردين المفضلين الذين يتنافسون للحصول على منح مخصصة، على الرغم من أنهم قد يجلبون أيضًا شركاء من خارج إطار العمل كأعضاء في الائتلاف.
من المفترض أن تكون الإجراءات مبسطة، والإطار الزمني الممنوح للمؤسسات لإعداد عروضها غالبًا ما يكون ضيقًا للغاية.
في حين أن حجم المنح المرتبطة بالعقود الإطارية يمكن أن يكون كبيرًا، إلا أن هذا النهج ليس له صدى جيد مع العديد من الوكالات المنفذة التي تجادل بأن الإجراءات المعنية غير شفافة وتميل لصالح المنظمات التي لديها الموارد وسجل الإنجاز لتقديم الطلب.
المنح الفرعية
على مدى السنوات الأخيرة، كان المانحون حريصين على نقل المسؤولية الإدارية للنفقات العامة المرتبطة بإدارة المنح للمنظمات المنفذة. يتضمن ذلك تضمين عنصر المنح الفرعية في منحة أوسع أو عقد الخدمة.
بموجب هذا الترتيب، يخصص المتعاقد ويدير عددًا محدودًا من المنح الصغيرة وفقًا لقواعد المساءلة التي وضعتها الجهة المانحة.
بشكل فعال، تأخذ المنظمات المنفذة دور المانحين في حد ذاتها.
مزايا المنح الفرعية
عيوب المنح الفرعية
مخاطر المنح الفرعية
بُذلت جهود للضغط على مجتمع المانحين لتسهيل عمليات المنح الفرعية من خلال إدخال عبء عمل أخف لجميع المعنيين، من خلال التركيز بشكل أكبر على توجيه عمل الحاصلين على المنح وضمان أن يجلب التمويل قيمة مضافة.
حتى الآن، لم تسفر هذه الجهود عن أي تنازلات كبيرة.
تخطيط وتصميم المشروع
يمكن القول إن أفضل المشاريع هي تلك التي تستند إلى فكرة موجودة مسبقًا تم تكييفها لأغراض العرض.
لأنها تمنح المتقدمين القدرة على إثبات أن النهج الأساسي قد تمت تجربته واختباره مع امتلاك المرونة الكافية لدمج الابتكار أو تبني موضوعات محددة.
تميل المشاريع التي يتم تطويرها من البداية من أجل “تحديد المربعات” إلى الشعور بأنها فنية ومرتبة.
عادة ما يتم تحديد هامش الإبداع حسب نوع العقد المعني. تميل اختصاصات عقود الخدمة لأن تكون إلزامية للغاية بينما توفر المبادئ التوجيهية لدعوات تقديم الطلبات مساحة أكبر للمناورة.
مع ذلك، غالبًا ما تترك الإرشادات العامة للمتقدمين تخمينًا عما يبحث عنه المانح بالفعل، وغالبًا ما يتعرضون لسوء التفسير.
إدارة العروض
غالبًا ما تعين الوكالات الكبيرة مديرًا مخصصًا للعروض يشرف على العملية برمتها. للأسف، هذا يعد ترفًا لا يستطيع تحمله سوى القليل.
هناك إجراءات إدارية قياسية تستحق أن تؤخذ في الاعتبار، حتى لو كنت تقوم بتعيين أدوار متعددة للأفراد المعنيين.
يمكن تلخيصها كما يلي: