مقدمة
على نحو متزايد، يرغب المانحون في رؤية خطط الموظفين والسير الذاتية للموظفين الرئيسيين معروضة في طلبات التمويل.
يعتمد هذا بشكل أساسي على فرضية كون المشروع جيد فقط كمثل الأشخاص الذين يعملون فيه، ومع ذلك، يدرك المانحون أيضًا أن تعيين الموظفين والاستشاريين المناسبين يمكن أن تكون عملية معقدة وتستغرق وقتًا طويلاً.
إذا كانت المنظمات المنفذة ملزمة بتكوين فريق من لا شيء خلال المراحل الأولى من المشروع، فهناك خطر كبير من أن الأنشطة المخطط لها ستتأخر بشدة.
كما هو مذكور في مكان آخر في هذا الدليل، تُنصح وكالات تطوير الوسائط بالحفاظ على مجموعة واسعة وحديثة من الاستشاريين أو موظفي المشروع المستقلين الذين يمكن استدعاؤهم في وقت قصير لدعم فرق المشروع.
من المهم التأكد من أن هذا التجمع يشمل:
تحتفظ بعض الوكالات بقاعدة بيانات قابلة للبحث من الاستشاريين والتي تشمل السير الذاتية الحديثة، والرواتب اليومية وسجل متابعة.
يديرون حملات توظيف عرضية لإثراء المجموعة ولكن أيضًا يحتفظون بالاتصال بالأفراد في قاعدة البيانات لضمان تحديث التفاصيل مع مراعاة لوائح القانون العام لحماية البيانات (GDPR) بالكامل.
الاختيار والتعيين أثناء عملية تقديم العروض
إن تعيين الموظفين والاستشاريين خلال الإطار الزمني الضيق الذي تسمح به عملية العطاءات أو العروض، يطرح تحديات محددة للغاية.
لا يُطلب منك فقط العثور على أفراد يتمتعون بالمهارات والخبرة المناسبة والمتوفرون في الوقت المناسب وعلى استعداد للانتشار في المكان المناسب؛ تقوم أيضًا بتكوين فريق لديه القدرة على العمل معًا بشكل جيد ويجمع بين التنوع المناسب والتوازن بين الجنسين.
علاوة على ذلك، هناك طلب كبير على الخبراء ذوي السير الذاتية القوية ويمكنهم اختيار صاحب العمل المستقبلي. هذا يعني أنه يمكنهم أيضًا تحديد قيمتهم.
هناك طرق مجربة ومختبرة لتعيين الموظفين والاستشاريين.
تتمثل الطريقة الأكثر وضوحًا في البحث عن جهات اتصالك وتلك الخاصة بشركائك، ثم وضع قائمة مختصرة بالمرشحين الأكثر ملاءمة.
خلاف ذلك، قد ترغب في الإعلان من خلال وسائل التواصل الاجتماعي أو مختلف المنصات المناسبة للقطاع. تشمل ما يلي:
يمكن أن يعمل موقع Linkedin بشكل جيد للبحث عن مجموعات المهارات، على الرغم من أنك ستحتاج إلى مستوى Premium حتى تتمكن من التواصل مع الأفراد غير الموجودين في شبكتك.
منظمة مقرها المملكة المتحدة Media Leaders ستقوم بمشاركة إعلانات الوظائف مع شبكتها المكونة من 400 مستشار، ويتم تقديم هذه الخدمة مجانًا.
التصفية واختيار السير الذاتية
بمجرد اختيارك لأفضل المرشحين، قد ترغب في اتباع إجراءات المقابلات التقليدية، كما تفعل مع أي وظيفة بدوام كامل أو جزئي.
في تقديم العطاءات التنافسية، فإن القاعدة الذهبية هي أن السير الذاتية تحتاج إلى مطابقة متطلبات الشروط المرجعية قدر الإمكان.
إذا كانت اللغة الفرنسية ودرجة الماجستير مؤهلات إلزامية وكان المرشح المفضل لديك يتحدث الفرنسية بدائية ويحمل درجة البكالوريوس، فستخسر نقاطًا، مهما كانت مؤهلاته/مؤهلاتها قوية في مجالات أخرى.
من أجل ضمان أفضل فرصة ممكنة لفوز عرضك، قد تجد نفسك تختار شخصًا كان مرشحًا ضعيف في المقابلة، ولكن لديه سيرة ذاتية مثالية.
بمجرد اختيار المرشح الأفضل، ستحتاج للتفاوض بشأن الرواتب أو المدفوعات اليومية (وقد تجد أن خيارك المفضل لا يمكن تحمله وستضطر للعودة إلى قائمتك المختصرة).
لسوء الحظ، قد يميل المرشحون الذين يعرفون أن سيرتهم الذاتية يمكن أن تحدث فرقًا بين فوزك وخسارة عرضك إلى مطالبتك بمبلغ أعلى.
أيضًا، تأكد من أن المرشحين قد فهموا تمامًا أي قواعد حصرية قد تكون موجودة. إذا تم كسر هذه القواعد وتم تقديم نفس المرشح في عرضين متنافسين، فسيتم رفض كلا العرضين.
يجب أن تكون صارمًا بشأن الاحتفاظ بإثباتات ورقية واضحة في جميع المفاوضات مع المرشحين – على وجه الخصوص، القبول الكتابي للحزم المالية والأحكام والشروط الأخرى.
تقديم خطط التوظيف
تتضمن معظم استمارات الطلبات الطويلة قسمًا لتقديم الموظفين الرئيسيين و/أو هيكل إدارة المشروع.
يعد المخطط الأساسي البسيط الذي يعرض التسلسل الهرمي للإدارة وعلاقات الشريك فكرة جيدة ولكن يجب عليك أيضًا إيجاد مساحة لتحديد الأدوار والمسؤوليات – لأسباب ليس أقلها أن ذلك يمكن أن يوفر نقطة مرجعية مفيدة لقسم شؤون الموظفين في ميزانيتك.
حيثما كان ذلك ممكنًا، قم بتضمين مستوى الجهد (LoE) لأفراد الفريق.
قد تتضمن خطط الموظفين سير ذاتية قصيرة لموظفي الإدارة الرئيسيين والاستشاريين. اجعلها مختصرة وذات صلة، مع إبراز أي خبرة في مشاريع أو مناطق جغرافية مماثلة.
إذا وُجدت المساحة الكافية، يقدم هذا القسم فرصة جيدة لمناقشة نهج واجب الرعاية – التدابير التي سوف تتخذها لدعم الموظفين في الميدان وكذلك خطط الطوارئ لضمان سلامتهم حال كان هناك تدهور شديد في بيئة العمل.
تشمل المجالات الأخرى ذات الاهتمام ما يلي:
- احتياطي لتغطية المرض والإجازة
- إدارة المعرفة لضمان استمرارية الأعمال
- تهدف الجهود المبذولة للحفاظ على مكان عمل متنوع ومحفز وداعم إلى تعظيم الاحتفاظ بالموظفين
فن السيرة الذاتية
يوفر العديد من المانحين نموذجًا للسير الذاتية بالإضافة إلى إرشادات حول كيفية إكمال الاستمارة.
قد يطلب المانحون الذين “يسجلون” السير الذاتية أيضًا وثائق و/أو مراجع داعمة لتمكين التحقق من المهارات والمؤهلات المقدمة.
من المرجح أن يكون لدى الاستشاريين العاملين على نطاق واسع في قطاع تطوير وسائل الإعلام سير ذاتية مُعدة مسبقًا بتنسيقات متعددة، ولكن حتى في هذه الحالات، يُنصح باستثمار الوقت والجهد في إعادة صياغة السير الذاتية من أجل ضمان أنها تعكس متطلبات الاختصاصات قدر الإمكان.
تقدم الفقرات التالية مجالات مهمة يجب الانتباه إليها عند إعداد السير الذاتية.
الملخص
المؤهلات الأكاديمية
المهارات اللغوية
الخبرة المهنية
مهارات أخرى أو مؤهلات ذات صلة
ضع في اعتبارك تضمين ما يلي، إذا كان ذلك مناسبًا:
- العضوية في الهيئات المهنية
- المشاركة في مجالس الجمعيات الخيرية ومنظمات المجتمع المدني
- العمل التطوعي
- مهارات تكنولوجيا المعلومات (خاصة النشر المكتبي)
- شهادة الدورة التي لها تأثير مباشر على الوظيفة المعنية (على سبيل المثال تدريب المدربين، البيئات الخطرة والتدريب على الإسعافات الأولية، إدارة المشاريع PRINCE 2)