الشراكات الفعالة والمتوازنة عنصر أساسي للنجاح. لكن من المهم جدًا ضمان وجود سبب منطقي مناسب لاختيارك للشريك بالإضافة إلى ضمان إمكانية إدارة الشراكة وتأديتها لنتائج أفضل.
أسباب قيام المانحين بتشجيع نهج الشراكة
أنواع الشركاء
في مجال تطوير وسائل الإعلام، تميل المنظمات الرائدة في العروض للبحث عن الأنواع التالية من الشركاء:
شركاء البحث
المنظمات التي يمكن أن تتحمل مسؤولية تحليل السياق، والبحوث الأساسية، والمراقبة والتقييم، وغيرها.
الشركاء الاستراتيجيون
الشركاء الذين يعوضون عن أي نقاط ضعف متصورة في الخبرة أو سجل القيادة (مثل الخبرة في البلد المستهدف أو جوانب تصميم المشروع). قد يشمل هؤلاء شركاء في التكنولوجيا أو الشؤون الإنسانية أو الصحة لبرامج الاتصالات التنموية.
الشركاء المحليون
المنظمات المحلية التي يمكنها ضمان استفادة المشروع من المعرفة والشبكات والموظفين المحليين. قد يكون الشركاء المحليون أيضًا قادرون على توفير قاعدة للعمليات.
شركاء الإعلام
وسائل الإعلام المحلية أو الدولية التي يمكنها توفير منصات البث أو النشر لأي محتوى يتم إنتاجه من خلال المشروع.
أنواع العلاقة
عادة ما يكون الشريك الرئيسي مسؤولاً عن قيادة تصميم المشروع وإدارة عملية تقديم العروض.
في حالة نجاح العرض، فإن الشريك الرئيسي هو صاحب العقد وسيكون مسؤولاً أمام الجهة المانحة عن ضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
لذلك، من الضروري أن يتم توضيح الدور القيادي لهذا الشريك بوضوح وامتلاك المنظمة المعنية للموارد والأنظمة الداخلية للإيفاء بالوعود.
المتقدمون المشاركون، والممنوحون من الباطن، والمستفيدون المشاركون
المتقدمون المشاركون والممنوحون من الباطن والمستفيدون المشاركون، هم في الأساس شركاء صغار يقدمون جزءًا متفقًا عليه من الأنشطة المخطط لها والمطابقة لمهاراتهم وخبراتهم.
يقدمون تقاريرهم إلى الشريك الرئيسي ويتأكدون من أن التسليم والنفقات موثقة بشكل صحيح، باستخدام نماذج مشتركة وإجراءات متفق عليها.
عادة ما يوقع الشركاء الصغار اتفاقية شراكة أو تعاون مع الشريك الرئيسي وتحديد المنجزات والميزانية وجدول الدفع المتفق عليها بالإضافة إلى التزاماتهم وواجباتهم القانونية.
المتعاقدون من الباطن
يسمح العديد من المانحين بالمقاولين من الباطن أو الموردين الذين لم يتم ذكر أسمائهم في العرض ولكن يتم اختيارهم وفقًا لعملية تعاقد متفق عليها أثناء مرحلة التنفيذ.
يعتمد تعقيد عملية التعاقد بشكل عام على قيمة العقد، ولكن في جميع الحالات، ينبغي إجراء العناية الواجبة المناسبة.
سيقدم المتعاقدون من الباطن مجموعة محدودة من الخدمات التي لا يمكن أن يقدمها الشريك الرئيسي أو أعضاء التحالف، بشكل عام لأنها تقع خارج اختصاص هذه المنظمات أو لأنها تجارية بطبيعتها.
غالبًا ما تكون نسبة الميزانية التي يمكن استخدامها للتعاقد من الباطن محدودة، لأن الجهة المانحة تفترض بقدرة المتعاقد الفعلي على تقديم الغالبية العظمى من الأنشطة المطلوبة.
شركاء الإعلام
لا يجوز للشركاء الإعلاميين أن يندرجوا ضمن أي من الفئات المذكورة أعلاه.
قد يكونوا مذيعين أو ناشرين وافقوا من حيث المبدأ على نقل المحتوى الذي ينتجه المشروع لأنه يُنظر إلى هذا المحتوى على أنه ذو قيمة من حيث جذب جماهير جديدة أو تعزيز مصداقية التحرير.
لذلك، من المحتمل أن يوافق هؤلاء الشركاء على نقل المحتوى مجانًا.
قد يرغب المانحون في رؤية دليل على إشراك مثل هذه المنظمات خلال مرحلة تقديم العروض من خلال خطابات الدعم أو غير ذلك من أشكال الالتزام.
القواعد الأساسية
يمكن تلخيص المتطلبات الأساسية للشراكة الناجحة على النحو التالي:
المهارات والخبرة التكميلية
يجب أن تكون هناك حاجة متبادلة في جميع علاقات الشركاء. يجب أن يختار الشركاء القادة شركاء صغار لتغطية الثغرات في خبراتهم؛ ويجب على الشركاء الصغار الانضمام لائتلافات حيث يشعرون أن لديهم دورًا واضحًا يلعبونه ويحققون فيه قيمة مضافة.
قيم مشتركة ورؤية مشتركة
يجب أن يكون للشركاء، بشكل عام، نفس الأهداف المؤسسية وأولويات التنمية.
الثقافة التنظيمية المماثلة وهياكل صنع القرار الفعالة، هي أيضًا حجر الأساس لعلاقة عمل جيدة.
تقسيم عادل للميزانية المتاحة
ليس من الممكن دائمًا الاتفاق على مخصصات محددة في الميزانية منذ البداية لأن بعض مجالات النشاط يمكن تحديدها من خلال نتائج البحث الأساسي.
لذلك يجب أن يكون هناك وضوح بشأن مسارات العمل “التي يمتلكها” كل شريك وموارد إدارة المشروع المطلوبة لتقديم الأنشطة ذات الصلة.
اتخاذ القرار الجماعي والشامل
يجب أن يشارك جميع الشركاء عن كثب في تصميم وتطوير المشروع ويجب ان يسعى الشركاء الرئيسيين لإنشاء منتدى يسهل ويشجع على التبادل البناء لوجهات النظر.
يجب تنفيذ هذا النهج في تنفيذ المشروع.
مع العلم أنه لا يمكن أن تدار المشاريع من قبل لجنة، وبالتالي، يجب على الشريك الرئيسي أن يكون الصوت الحاكم المطلق في المشروع، دون الإفراط في التوجيه أو التنازل.
الاستقلالية
على العكس من ذلك، يجب إعطاء الشركاء مساحة لتطوير وتقديم حزم العمل أو سلاسل أنشطتهم.
يجب أن تقوم العلاقة داخل التحالف على الاحترام المتبادل لقدرة كل شريك على الاستفادة من الخبرة المناسبة من أجل تحقيق نجاح النتائج.
الدعم المتبادل
يجب أن يكون الشركاء قادرين على الاعتماد على أعضاء آخرين في التحالف،لا سيما الشريك الرئيسي، لتقديم الدعم لعمليات أو أنظمة غير مألوفة.
يجب تقديم التدريب والتعليم عند الضرورة، وكذلك المساعدة في الإجراءات الداخلية من أجل ضمان التكامل عبر التحالف.
الإدارة الفعالة للمعرفة
يستفيد جميع الشركاء من الآليات التي تهدف إلى مشاركة الأفكار والموارد والمواد عبر دورة حياة المشروع.
تعد إدارة المعلومات أيضًا أمرًا بالغ الأهمية لاستمرارية المشروع (على سبيل المثال، من أجل إعداد الخبراء الاستشاريين بشكل فعال وعمليات التسليم المناسبة بين الموظفين الرئيسيين).
التعاون في تصميم المشروع
يجب تطبيق المبادئ الموضحة أعلاه خلال عملية تصميم المشروع.
من الأهمية بمكان أن يتم النظر في جميع الآراء وأن يتم إنشاء أساس للتشاور المناسب والتغذية الراجعة.
سيضمن هذا في نهاية المطاف أن يشعر كل شريك بإحساس قوي بالملكية لأنشطته المخصصة.
من الواضح أن هذه العملية تكون أسهل عندما يكون لدى الشركاء بالفعل خبرة في العمل معًا، ولكن يمكن ضمان التعاون الفعال مع شركاء جدد من خلال:
التفاوض
يمكن أن يكون التفاوض على تقسيم العمل ومخصصات الميزانية من بين العناصر الأكثر استهلاكًا للوقت والمرهقة في عملية تطوير المشروع.
مع ذلك، فإن سوء إدارة المفاوضات يمكن أن يلقي بظلاله على العلاقات الداخلية للتحالف طوال مدة المشروع.
يجب أن تكون القاعدة الأساسية للتفاوض هي التأكد من أن جميع المعاملات عادلة وشفافة مع احترام الحاجة إلى بعض السرية حول قضايا مثل الرواتب وتكاليف التشغيل التشغيلية.
من المهم الاتفاق على تقسيم العمل قبل مناقشة تخصيص الميزانية. يجب أن تكون تكاليف إدارة المشروع مرتبطة مباشرة بالمستوى الإجمالي لجهود كل شريك، لذلك، حتى يتضح عبء العمل الفعلي، فإن مسألة النفقات العامة يجب أن تترك معلقة.
في النهاية، أبسط طريقة متاحة للقسمة النفقات العامة (لا سيما ما يصفه بعض المانحين التكاليف غير المباشرة) لحساب النسبة المئوية للأنشطة الإجمالية التي ينفذها كل شريك ثم تطبيق هذه النسبة المئوية على الهامش. بالرغم من ذلك، هناك اتفاقيات أكثر تعقيدًا حول حصة الأرباح والتي تنطبق عليها عقود الخدمة فقط.
ما يجب فعله وما يجب تجنبه في مفاوضات الشركاء