.تقدم الخطوات الموضحة أدناه دليلاً مقترحًا لتصميم المشروع وتقديم طلب التمويل
.ستعتمد قدرتك على اتباع هذه الخطوات على مواردك المتوفرة وعلى ثقافتك التنظيمية
- ندرك أن المنظمات الأصغر لن يكون لديها الوقت ولا الموظفين لتنفيذ عملية داخلية معقدة لجميع العروض. مع ذلك، يمكن استخدام التوصيات الواردة أدناه بشكل انتقائي والمصممة لاحتياجات مختلفة.
1. تقييم جدوى العرض
- قم بتقييم قدرتك على تخصيص الموارد اللازمة والوفاء بالموعد النهائي.
- اتخذ قرارًا بشأن ما إذا كانت هذه الفرصة مناسبة لمؤسستك أم لا، وتقدير ما إذا كانت لديك فرصة جيدة للنجاح أم لا.
- حاول معرفة من الذي من المحتمل أن يتقدم بطلب للحصول على العرض وما إذا كان هناك شاغل أو متسابق أول لهذه الدعوة.
2. كوّن فريقًا مبدعًا
- حدد من سيعمل من مؤسستك على الاقتراح وقم بتعيين مدير العرض
- قم بتقييم من سيتولى مسؤولية العمل الإداري وما إذا كنت بحاجة للاستعانة بخبرة أو مستشارين من خارج المنظمة.
- قم بتنظيم اجتماع لمناقشة أفضل نهج يستفيد من مهاراتك وخبراتك ويلبي متطلبات المانح.
- يُنصح بشدة أن يكون لديك مفهوم قبل البدء في التقارب من الشركاء.
3. تقارب مع الشركاء المحتملين
- ضع في اعتبارك ما إذا كنت بحاجة إلى شريك أو شركاء لتقديم عرض موثوق أم لا.
- يلزم وجود شركاء في العديد من البرامج، لذا لن يكون أمامك خيار، ولكن في كلتا الحالتين، فكر جيدًا في الجهة التي يجب أن تتعامل معها ونوع الدور الذي ترغب في تقديمه لهم.
تذكر أنه إذا كنت تقترح قيادة التحالف، فأنت بحاجة إلى أن تكون نسبيًا ملتزمًا حول ما تريد أن يفعله الشركاء.
نادراً ما تعمل الائتلافات الفضفاضة بين المتكافئين في هذا السياق – لأسباب ليس أقلها أن الشريك الرئيسي سيحتاج إلى توقيع العقد مع المانح، وبالتالي، سيحمل مسؤولية العقد.
4. إنشاء جدول زمني للتسليم
- يمكن لمخطط جانت بسيط على ملف أكسل أن يكون مفيدًا في تركيز المساهمين على نواتج محددة وفي ضمان التسلسل المناسب للأحداث.
5. نظم لقاء مع شركائك
- بقدر الإمكان، يجب أن يشارك جميع شركائك في العملية الإبداعية، لأسباب ليس أقلها أنهم سيكونون قادرين على المساهمة بخبراتهم، وفي بعض الحالات مع الموارد لضمان أفضل نتيجة ممكنة.
- يجب أن يعمل الاجتماع التمهيدي على استخلاص معلومات المفهوم الأساسي وإبراز أي أفكار أو إضافات أو تعديلات من شأنها أن تجعل اقتراحك أفضل.
- هذا مهم بشكل خاص عند الجمع بين المنظمات الدولية التي لديها بعض الخبرة في العمل في البلد/المنطقة مع المنظمات المحلية التي تعيش وتعمل على الأرض.
6. أنشئ إطارًا منطقيًا أو نظرية التغيير
- تأتي أفضل المقترحات من خلاصة الخبرة، بدلاً من محاولة أحد الشركاء فرض أفكار على الآخر لأنها “تعمل بشكل جيد” في مكان آخر.
- يجب أن يعكس ذلك فكرتك الأساسية ويمكّنك من التأكد من أن جميع الشركاء متوافقون ويتشاركون نفس الرؤية.
- هي طريقة جيدة لحشد الأشخاص حول فكرة ما، والتأكد من إمكانية تطوير اللبنات الأساسية للطلب – النص وخطة المراقبة والتقييم والميزانية – بالتوازي.
- قد لا تتمكن من إنتاج الإطار المنطقي أو نظرية التغيير بالكامل في هذه المرحلة ولكن عناصرها الأساسية المدخلات والأنشطة والنواتج والنتائج .
7. إنتاج هيكل النص
- لا يمتلك جميع المانحين نموذجًا محددًا للعروض، لذلك قد تحتاج إلى تطوير هيكلك من البداية.
- تحت كل عنوان، حدد النقاط الرئيسية التي يجب تغطيتها وإبراز المتطلبات الأساسية من الاختصاصات.
8. إنجاز اتفاق نهائي بشأن مساهمات الشركاء
- من الجيد الاتفاق على تقسيم العمل في هذه المرحلة – إن لم يكن قبل ذلك – بحيث تكون مساهمات الشركاء مركزة وموجهة بشكل صحيح.
- هذا سوف يساعد على تطوير الميزانية.
- تأكد أيضًا من أن كل من شركائك يعرف ما يفعله الآخر. قد ترغب في حثهم على المشاركة في مناقشات ثنائية لضمان التكامل التام عبر التحالف.
9. تعيين المهمات
- امنح جميع الأفراد المعنيين نتيجة واضحة – إما قسم للكتابة أو مهمة محددة مثل البحث في الخلفية أو تحديد الخبراء الرئيسيين – وموعد نهائي واضح.
- من الناحية المثالية، يجب أن ترشح كاتبًا رئيسيًا مسؤولاً عن تجميع الأجزاء المختلفة من العرض والتأكد من تنسيق المستند من حيث الأسلوب والنبرة.
- إذا كان هناك حدود لعدد الصفحات أو عدد الأحرف في نموذج الطلب، فحث جميع المساهمين على الكتابة بطول – تحرير مستند مكتوب في اللحظة الأخيرة قد يستغرق وقتًا طويلاً ويمكن أن يؤدي إلى حدوث أخطاء.
- يجب تعيين مهمة تجميع جميع وثائق الخلفية في هذه المرحلة.
10. إنشاء منصة لمشاركة المواد
- قد ترغب في استخدام منصة مثل Google Drive أو Microsoft Teams تمتلك وظائف تحرير تعاونية، أو قد ترغب في تقسيم المستند إلى أقسام وجمعها معًا عند اكتمالها.
- التحكم الفعال في الإصدار هو المفتاح لتقليل مخاطر العمل الضائع أو الازدواجية.
- قم بتقييم الحاجة إلى تدابير الأمن الرقمي اعتمادًا على حساسيات عرضك.
لا ينبغي أن يكون الأمان الكامل هو الوضع الافتراضي لأن هذا يزيد من تعقيد الاتصالات الداخلية، وبالتالي عبء العمل الإجمالي.
11. قم بتنظيم أول مراجعة للميزانية
- – يجب أن يكون المستند الثاني للمناقشة الداخلية، هو الميزانية.
– ينبغي أن يكون من الممكن إنشاء أول مسودة للميزانية على أساس الإطار المنطقي أو نظرية التغيير
– وفهم مبكر لتكاليف كل شريك على حدة.
– ستسمح لك المسودة الأولى للميزانية أيضًا بمعرفة ما إذا كنت تستطيع فعلاً تحمل التكاليف أم لا لتسليم جميع الأنشطة المقترحة.
– إذا لم يكن الأمر كذلك، فستحتاج إلى اتخاذ قرارات صعبة حول مكان تقليل الأنشطة، أو بدلاً من ذلك، لخفض الطموح والنطاق.
– فكرة جيدة أن تفعل ذلك الآن وإلا ستجد المساهمين يضيعون الوقت في كتابة الأنشطة ليتم التخلي عنها لاحقًا.
12. نظم اجتماعات مراجعة دورية
- – تمكن هذه الاجتماعات الفريق الأساسي من الحفاظ على الإشراف على التقدم عبر مختلف عناصر العرض ولكنها تضمن أيضًا استمرار الشركاء والمساهمين الخارجيين في المساهمة في العملية، وبالتالي تعزيز ملكية المستند.
– بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تكون الاجتماعات بمثابة نظام إنذار مبكر لخروج أي جانب من جوانب العرض
– عن مساره الصحيح، أو أنه لا يؤثر بشكل كامل على الحقائق على الأرض.
– تعد الاجتماعات المجدولة فكرة جيدة لأنها بمثابة تذكير بمواعيد التسليم النهائية وتسمح بتحديد الفجوات قبل أن تصبح حالة طارئة
13. قم بإجراء فحص إداري
- غالبًا ما تُنسى المهمة غير الجذابة المتمثلة في تجميع وثائق الخلفية، مما يؤدي إلى حالة من الذعر في اللحظة الأخيرة.
- – لذلك، من الجيد مراجعة ما تم تجميعه حتى الآن والتأكد من عدم وجود أي شيء خارج عن السيطرة.
– لاحظ أن بعض المستندات المؤسسية يمكن أن تستغرق وقتًا للحصول على مصدر من موردين خارجيين أو الهيئات.
14. نظِّم أول مراجعة للنص
- – يجب أن يحدث هذا أثناء أحد اجتماعات الاستدراك ويجب أن يجمع كل المساهمات المقدمة حتى الآن.
– إنها لحظة جيدة لإظهار أي تناقضات أو فجوات في النص، وبالتالي ينبغي تتضمن مقارنة دقيقة بين النص في شكله الحالي والمتطلبات الرئيسية للاختصاصات.
- قد ترغب في محاولة تسجيل النص مقابل مصفوفة التقييم، وبالتالي تحديد أي نقاط ضعف في العرض.
- يكاد يكون من المؤكد ضرورة وضع إضافات في هذه المرحلة.
15. نظم مراجعة ثانية للميزانية
- بالوصول لهذه المرحلة، يجب الانتهاء من الميزانية ويجب أن تكون مرتبطة مباشرة بالنص وخطة النشاط.
- قد تحتاج إلى خفض الإجمالي والتفاوض مع شركائك لوضع احتمالات التوفير.
- تعد فكرة جيدة أن تغلق الميزانية في أقرب وقت ممكن بعد هذه المرحلة، خاصة إذا كنت بحاجة إلى ترك الأمر داخليًا.
16. نظِّم المراجعة الثانية للنص
- يجب أن تتضمن هذه المسودة جميع المساهمات التي تم تكليفها أثناء المراجعة السابقة، وبالتالي يجب أن تكون مكتملة إلى حد كبير.
- هذه لحظة جيدة لإرسال المسودة الخاصة بالموافقات الداخلية مع انتهاء السرد المنطقي للطلب والعناصر الأساسية للتقييم.
- حدد مواعيد نهائية واضحة للمراجعين الداخليين وتأكد من أن لديك وقتًا كافيًا لتضمين تعليقاتهم وتعديلاتهم.
17. المراجعة النهائية للوثائق الداعمة
- سيشمل ذلك جميع البيانات الموقعة والوثائق المؤسسية والسير الذاتية والعناصر الأخرى المطلوبة من قبل الاختصاصات.
- إذا كنت ستقوم بالتقديم الإلكتروني، فتأكد من عدم تجاوز أي من أحجام الملفات تلك المنصوص عنها في حقول الإرسال.
18. المراجعة النهائية
- – يجب أن يكون النص المكتمل مصححًا ومدققًا للقراءة، وفي حين أنه من المهم أن تكون الإملاء والقواعد خالية من الأخطاء، يجب عليك تشجيع القراء المدققين على البحث عن التناقضات في النص كأولوية.
– من الجدير بالذكر أن معظم الطلبات مكتوبة باللغة الإنجليزية، ومع ذلك فإن نسبة صغيرة جدًا من المقيمين يتحدثون اللغة الإنجليزية كلغة أم، مما يعني أنه من المحتمل أن يكونوا متسامحين مع الأخطاء اللغوية الطفيفة.
– مع ذلك، سيكون تركيزهم الرئيسي على ضمان أن يكون الطلب متماسكًا والأنشطة قابلة للتطبيق. هذا هو المكان الذي يجب أن يكمن تركيزك فيه.
19. التقديم النهائي
- في حين أن جميع المنصات تحذر المتقدمين من تقديم مقترحات في اللحظة الأخيرة، فإن الحجم الكبير جدًا من العمل المرتبط بإعداد الطلب يعني أن تقديمات اللحظة الأخيرة أمر لا مفر منه.
- مع ذلك، فإن الأمر يستحق التحميل في الفترة التي تسبق الموعد النهائي قد الإمكان، وبالتالي التأكد من درايتك بوظائف بوابة التقديم عندما يحين وقت التحميل النهائي.
- نفس المبدأ ينطبق على الأوراق المقدمة. استعد قدر الإمكان أثناء عملية التطوير لتجنب نوبة طبع وتصوير المستندات في اللحظة الأخيرة.
- قم بعمل قائمة بجميع الإغفالات التي يمكن أن تؤدي إلى أن يكون عرضك غير متوافق من الناحية الفنية (مثل التوقيعات الأصلية وعدد النسخ). يمكنك تجنب الوقوع في العقبة الأخيرة.
20. الحفظ
- تأكد من وضع علامة واضحة على النسخ النهائية لجميع المستندات التي تم تقديمها وأنك تحتفظ بالإيصال الذي يؤكد أن طلبك قد تم إرساله بنجاح.
