مخاطر التخطيط المستقبلي الضعيف
تحمل الاستجابة للفرص في اللحظة الأخيرة العديد من المخاطر:
المصادر المحتملة للمعلومات
ينشر جميع المانحين تقريبًا الفرص القادمة على مواقع شركاتهم الإلكترونية.
فيما يلي الاستثناءات الوحيدة:
عادةً ما تقوم المنظمات التي تدعو المستفيدين المحتملين لتقديم الطلبات في أي وقت من السنة بنشر النماذج والإرشادات ذات الصلة على موقعهم الإلكتروني، ولكن لا يزال من المفيد التعامل مع هؤلاء المانحين قبل تقديم الطلب. قد يكون البعض على استعداد لتقديم ملاحظات أولية حول مدى ملاءمة مفهومك قبل أن تستثمر الوقت والجهد في تطوير طلب كامل.
قد تأتي المعلومات المتعلقة بالفرص القادمة أيضًا من الشركاء المحتملين الذين يسعون إلى تشكيل تحالفات تنافسية و/أو يحتاجون إلى تحديد متقدم مشارك محلي موثوق به وهو مطلب متزايد لبرامج الجهات المانحة التي يمولها الاتحاد الأوروبي أو الدول الأعضاء).
هناك قيمة كبيرة في تطوير هذه العلاقات بمرور الوقت، وإقامة روابط مع اللاعبين الرئيسيين وتقديم أوراق اعتمادك للشراكات المحتملة.
أنظمة لتتبع الفرص
يجب تنظيم هذه العملية قدر الإمكان لضمان عدم تجاوز الفرص ذات الصلة.
الحل الأسهل هو الاشتراك في التحديثات الآلية مثل نظام TED في الاتحاد الأوروبي أو موقع Grant.gov التابع للحكومة الأمريكية.
هناك أيضًا مقدمو خدمات تجاريون مثل Development Aid الذين سيوفرون فرصًا محدودة مقابل رسوم سنوية.
مع ذلك، لا يوجد نظام واحد آمن من الفشل، لذلك ربما يكون الجمع بين الأنظمة الأساسية والأساليب هو الحل الأفضل.
النهج الأكثر فعالية هو الجمع بين الأساليب الشعبية والرصد المنتظم للمواقع التي يتم فيها نشر هذه الفرص.
للمنظمات الوطنية، يأتي الجزء الأكبر من الفرص المحلية عن طريق الكلام الشفهي والمشاركة مع الجهات الفاعلة الأخرى في مجال التنمية.
للمنظمات الدولية، سينصب التركيز على التحقق من منصات الإنترنت وتشجيع الجهات المانحة على مشاركة الفرص بشكل استباقي. في كلتا الحالتين، جهود جمع المعلومات المهمة المستمرة والمتسقة هي سر النجاح.
صنع القرار: التقديم أو عدم التقديم
هناك سبب قوي لإلقاء الشبكة على أوسع نطاق ممكن، والتقدم بطلب للحصول على أي فرصة تبدو مناسبة إلى حد ما. كما أن هناك ميلًا للانخداع بمقدار المبلغ المعروض والتقليل من المخاطر المرتبطة بالتمويل المشترك أو التوسع المفرط. لذلك، من المفيد مراعاة القضايا التالية عند اتخاذ قرارك:
هل أنت مؤهل؟
لا يوجد شيء يمكن ربحه بالمقامرة على هذا. عادة ما تكون معايير الأهلية واضحة نسبيًا. إذا لم تكن كذلك، فعليك أن تطلب توضيح.
نادرًا ما يصدر المانحون حكمًا بشأن حالة فردية، لكن يجب عليهم توفير قدر أكبر من الوضوح إذا قمت بصياغة سؤالك بشكل صحيح.
هل يمكنك إثبات وجود سجل حافل بالإنجازات؟
لا يتعلق الأمر فقط بالقدرة على إثبات أن لديك خبرة جيدة في القطاع أو البلد المستهدف. يتعلق الأمر بإثبات أن لديك القدرة على إدارة منحة بحجم مماثل.
يجب أن تفكر مليًا إذا كنت تقدم طلبًا للحصول على منحة قدرها 1 مليون يورو، لكن أكبر ميزانية قمت بإدارتها على الإطلاق بلغ مجموعها 100 ألف يورو. هذا هو الوقت الذي قد ترغب فيه في التفكير في شراكة مع منظمة لديها السجل المطلوب.
هل الاحتمالات في صالحك؟
يعد هذا حكمًا صعبًا، ولكن يجب أن يكون من الممكن الحصول على نظرة ثاقبة حول احتمالات الفوز.
قد يجذب برنامج كبير للاتحاد الأوروبي، على سبيل المثال، أكثر من 100 طلب في مرحلة مذكرة المفاهيم؛ القائمة المختصرة 15 وتقديم منح لخمس سنوات. غالبًا ما يتم نشر هذه المعلومات، ويجب أخذها في الاعتبار في عمليات صنع القرار.
يجب أيضًا أن تؤخذ سمعة المانح في المخاطرة في الاعتبار – يفضل البعض التمسك بشاغلي الوظائف بينما يمنح البعض الآخر فرصة للقادمين الجدد الذين لديهم أفكار مقنعة وجديدة.
في التحليل النهائي، تحتاج إلى موازنة مقدار العمل المطلوب مقابل فرص النجاح. على الرغم من جاذبية المكافأة المحتملة، فإنها ببساطة لا تستحق تخصيص الموارد اللازمة ما لم تكن واثقًا من أن لديك مزايا تنافسية تمنحك ميزة على المتقدمين الآخرين.
هل يمكنك جعل المشروع فعال من حيث التكلفة؟
من المحتمل أن تستند هذه الدعوة إلى الخبرة وليس على أي صيغة علمية، لكن القضايا الجديرة بالاهتمام تشمل مايلي:
- هل هناك مساحة كافية لتضمين نفقات إدارية عامة يمكن أن تساهم في تكاليف تشغيلك؟
- هل المشروع امتداد لأنشطتك العادية أم أنه سيتطلب شراء موارد كبيرة من الخارج وإدخال مجال جديد من العمل؟
- هل يمكنك استيعاب عبء العمل المحتمل في سياق أنشطتك الأخرى؟
- هل هناك متطلبات تمويل مشترك هامة؟ ما مدى ثقتك من قدرتك على تغطيتها؟ لاحظ أنه إذا لم تتمكن من تغطية التمويل المشترك، فلن يكون مشروعك مستدامًا ماليًا.
- هل سيفيدك المشروع مؤسسيًا؟
اعتبارات أخرى
لا ينبغي أن يكون الدخل هو الاعتبار الوحيد.
يجب أن تكون المخاوف الأمنية ذات أهمية قصوى ويجب أن تفكر فيما إذا كانت متطلبات المانح (بما في ذلك المتعلقة بالرؤية) قد تعرض مؤسستك لمخاطر غير مقبولة أم لا. إذا شعرت أن هذا هو الحال، فعليك أن تثيرها مع المانح في أقرب فرصة وأن تبني قرارك على الإجابة.
يجب عليك أيضًا تقييم ما إذا كان المشروع لديه القدرة على رفع مستوى عملك وبناء سمعتك. قد تقرر، على سبيل المثال، أن البرنامج ليس فعالًا بالضرورة من حيث التكلفة ولكنه سيمكنك من توسيع بصمتك إلى منطقة نشاط جديدة أو منطقة جغرافية جديدة. في بعض الأحيان قد تفوق الفوائد المؤسسية على المعايير الأخرى المتعلقة بالعمل.
هل لديك الموارد البشرية لتسليم المشروع؟
هذا هو أحد الأسباب التي جعلت بعض المانحين يركزون بشدة على السير الذاتية وخطط الموارد.
قد يكون من الصعب العثور على الأشخاص المناسبين المتاحين في الوقت المناسب – هناك طلب كبير على المديرين والاستشاريين الجيدين وقد يكونون غير راغبين أو غير قادرين على التخلي عن كل شيء من أجل العمل في مشروعك.
لذلك، من المهم وجود اتفاقيات أولية مع الأفراد المؤهلين قبل تقديم الطلبات. يجب عليك أيضًا التأكد من أن أي من الشركاء المنفذين لديهم نفس الأمر.
طلب التوضيحات
يعد هذا عنصرًا مهمًا في عملية تقديم الطلبات وقد يؤثر على قرارك بالمتابعة من عدمه.
يقدم معظم المتبرعين للمتقدمين فرصة لطرح الأسئلة المتعلقة بالإرشادات أو الاختصاصات قبل الموعد النهائي المحدد (يقدم البعض هذه الفرصة طوال العملية).
عادةً ما يتم إرسال جميع الإجابات إلى المتقدمين أو نشرها على الإنترنت، ومع ذلك فإنها غالبًا ما تترك الكثير مما هو مرغوب فيه.
يشير بعض المانحين ببساطة إلى القسم ذي الصلة من المبادئ التوجيهية/الاختصاصات؛ يعطي البعض الآخر إجابات أكثر غموضًا من الصياغة الأصلية.
هناك العديد من الإرشادات التي يجب مراعاتها عند طلب التوضيحات التي ستساعدك في الحصول على الإجابات التي تبحث عنها.
يمكن تلخيصها على النحو التالي:
